Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa Leadec Sp. z o.o.
W celu realizacji postanowień ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku, a w szczególności przeciwdziałaniu naruszeniom prawa i umożliwieniu ich zgłoszenia, a także w celu ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa, wprowadza się następujący Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych Naruszeń Prawa obowiązujący w Leadec Sp. z o.o. i jej oddziałach (Regulamin).
§ 1
Regulamin obejmuje zasady zgłaszania działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mające na celu obejście prawa, w szczególności dotyczących:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1)-16),
zwanych dalej: „Naruszeniami prawa”.
§ 2
Zgłoszenia Naruszeń Prawa mogą być dokonywane przez osoby fizyczne, które uzyskały informacje o Naruszeniu Prawa w kontekście związanym z pracą, w szczególności w trakcie wykonywania pracy, dojazdu do pracy czy rozmów z współpracownikami, w tym przez:
a) pracownika;
b) pracownika tymczasowego;
c) osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
d) przedsiębiorcę;
e) prokurenta;
f) wspólnika;
g) członka organu Leadec sp. z o.o.;
h) stażystę;
i) wolontariusza;
j) praktykanta;
zwanych dalej: Sygnalistami.
§ 3
1. Zgłoszenia Naruszeń Prawa należy składać:
a) Do podmiotu prowadzącego doradztwo prawne na rzecz Leadec Sp. z o.o.: Kancelaria radców prawnych D.Malirz, B.Czech Spółka jawna, adres: 40-048 Katowice, ul. Kościuszki 44/7, adres e-mail: kancelaria@prawni.com.pl, telefon: 48 32 253 84 97 (Podmiot upoważniony).
lub
b) Do Compliance officera Leadec sp. z o.o. adres: 44-102 Gliwice, ul.Toszecka 25 B, adres e-mail: VIHP-compliance(at)leadec-services.com
lub
c) Za pomocą Leadec Integrity Line, kanału raportowania w Grupie Leadec:
leadec - Strona główna (integrityline.com)
2. Zgłoszenie Naruszeń Prawa może zostać złożone:
a) w formie pisemnej,
b) w formie elektronicznej,
c) w formie ustnej - telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz osobiście.
3.Zgłoszenie Naruszeń Prawa powinno zawierać:
a) opis stanu faktycznego oraz w miarę możliwości wskazywać dowody potwierdzające wystąpienie Naruszenia Prawa,
b) w miarę możliwości wskazanie osoby (lub osób), która w opinii Sygnalisty dopuściła się Naruszeń Prawa.
4. Zgłoszenie może być anonimowe (nie musi zawierać podpisu pozwalającego zweryfikować Sygnalistę).
§ 4
1.Podmiot upoważniony lub pozostałe osoby wymienione w § 3 ust. 1 potwierdzają Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że Sygnalista nie podał swojego adresu do korespondencji lub adresu e-mail lub numeru telefonu, względnie innego adresu, na który należy przekazać potwierdzenie i przekazuje jego kopię w celu rozpatrzenia do Komisji Do Spraw
Weryfikacji Zgłoszeń Naruszeń Prawa (dalej Komisji), która to jest upoważniona
do działań następczych, w składzie:
a) Dyrektor Finansowy Leadec Sp. z o.o.,
b) Dyrektor Personalny Leadec Sp. z o.o.,
c) Dyrektor Operacyjny Leadec Sp. z o.o.,
2. Członkiem Komisji nie może być:
a) osoba, której dotyczy zgłoszenie,
b) osoba spokrewniona, spowinowacona lub pozostająca z Sygnalistą lub osobą, której dotyczy zgłoszenie w innych relacjach mogących wpływać na jego obiektywizm – przy czym obowiązek poinformowania o tego rodzaju relacjach spoczywa na osobie mającej zostać Członkiem Komisji.
3. W przypadku gdy dana osoba nie może być Członkiem Komisji, Zarząd Leadec Sp. z o.o. wskazuje innych pracowników Leadec Sp. z o.o. do występowania w składzie Komisji w zakresie danego zgłoszenia.
4. Komisja rozpoczyna postępowanie wyjaśniające z zachowaniem należytej staranności niezwłocznie po ustaleniu jej składu osobowego.
§ 5
1. Do zadań Komisji należy przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego mającego na celu obiektywne rozpatrzenie Zgłoszenia z zachowaniem należytej staranności.
2. Postępowanie wyjaśniające nie powinno trwać dłużej niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w §4 ust. 1, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w §4 ust. 1 - 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
3. W trakcie postępowania wyjaśniającego Komisja ma prawo w szczególności:
a) wystąpić do Sygnalisty o złożenie dodatkowych wyjaśnień umożliwiających uściślenie i zweryfikowanie przedmiotu skargi,
b) wystąpić do osób, których wyjaśnienia są niezbędne, o ustne lub pisemne ustosunkowanie się do kwestii istotnych dla postępowania,
c) zasięgnąć opinii ekspertów w zakresie oceny zebranego materiału.
4. Osoby, o których mowa w ust. 3, mają obowiązek aktywnego i terminowego współdziałania z Komisją oraz rzetelnego przedstawiania faktów i okoliczności sprawy.
§ 6
1. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja przekazuje Sygnaliście informację zwrotną, obejmującą w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa – w formie pisemnej lub elektronicznej.
2. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej wynosi 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w §4 ust. 1, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w §4 ust. 1 - 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał danych kontaktowych, na który należy przekazać informację zwrotną. W przypadku zgłoszeń anonimowych Leadec sp. z o.o. nie ma obowiązku przekazywać Sygnaliście informacji zwrotnej, chyba że przekaże on swoje dane kontaktowe.
3. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa, Leadec sp. z o.o. powinien zastosować wszelkie przysługujące mu przez prawo środki w celu usunięcia naruszenia lub ukarania jego sprawców, w szczególności zgłosić informacje o naruszeniu odpowiednim organom administracji lub ścigania.
§ 7
Od 25 grudnia 2024 roku, niezależnie od Zgłoszenia Naruszeń objętego Regulaminem Zgłaszającemu przysługuje prawo do dokonania Zgłoszenia Naruszeń:
a) Rzecznikowi Praw Obywatelskich,
b) organom publicznym,
c) w stosownych przypadkach instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej,
na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
§ 8
1. Postępowanie dotyczące Zgłoszenia ma charakter poufny.
2. Osoby biorące udział w postępowaniu dotyczącym Zgłoszenia ze strony Leadec sp. z o.o. w szczególności Członkowie Komisji są zobowiązani do zachowania poufności wobec osób trzecich, w zakresie wszystkich informacji powziętych w toku prac.
3. Sygnaliście przysługuje ochrona wynikająca z przepisów prawa, w tym ustawy o ochronie sygnalistów, a w szczególności wobec Sygnalistów nie można podejmować działań odwetowych, nie można pociągnąć Sygnalistę do odpowiedzialności dyscyplinarnej, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
§ 9
1. Oryginały dokumentów związanych z rozpatrzeniem Zgłoszenia są przekazywane i przechowywane przez Komisję.
2. Zgłoszenia są wykazywane w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych, prowadzonym przez Dyrektora personalnego.
§ 10
Leadec sp. z o.o. po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do jego przyjęcia lub podjęcia ewentualnych działań następczych. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Osoby przyjmujące zgłoszenie lub realizujące działania następcze zobligowane są do respektowania przepisów o ochronie danych osobowych.
§ 11
Do Zgłoszeń w zakresie nieuregulowanym w Regulaminie stosuje się przepisy prawa, a w szczególności ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów.
§ 12
1. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości Pracowników w sposób przyjęty w Leadec sp. z o.o.
2. Wszelkie zmiany Regulaminu wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej.
3. Pracownicy Leadec Sp. z o.o. zobowiązani są do zapoznania się z treścią Regulaminu.